公式資料をもとに整理
電気工事の見積書・請求書の保存期間と電子データ保存
青色申告の個人事業者は、見積書・請求書・契約書などを5年、領収証や帳簿を原則7年保存し、メールやクラウドで受け取った見積書・請求書のデータは電子データのまま保存する義務があります。国税庁のパンフレットによると、注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書に当たる電子データが対象です。電気工事では、元請や施主からメールやチャットで届く見積依頼書、注文書、請求書のPDFが該当します。
公開日: 2026-10-13 ／ 最終更新: 2026-10-13 ／ 診断ルールの確認日: 2026-07-26
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見積書・請求書などの保存期間
国税庁の「記帳や帳簿等保存・青色申告」には、事業所得のある個人事業者の保存期間が載っています（国税庁「記帳や帳簿等保存・青色申告」）。一人親方も、事業所得の申告をしていれば対象です。
| 書類 | 青色申告 | 白色申告 |
|---|---|---|
| 帳簿（現金出納帳・売掛帳・経費帳など） | 7年 | 収入金額や必要経費を記載した帳簿は7年、それ以外の帳簿は5年 |
| 決算関係書類（損益計算書・貸借対照表・棚卸表） | 7年 | 棚卸表など決算に関して作成した書類は5年 |
| 領収証・預金通帳（青色）／請求書・領収書など（白色） | 7年（前々年分の事業所得と不動産所得の金額が300万円以下の方は5年） | 請求書・納品書・送り状・領収書などは5年 |
| 見積書・契約書（青色）／請求書・納品書・送り状（両方） | 見積書・請求書・契約書・納品書・送り状は5年 | 請求書・納品書・送り状は5年（見積書・契約書は国税庁の表に載っていません） |
同じ紙の書類でも、領収証は青色申告で原則7年、見積書や請求書は5年と、種類で期間が違います。白色申告者の保存期間は、国税庁のタックスアンサーNo.2080にも同じ内容があります（国税庁「No.2080 白色申告者の記帳・帳簿等保存制度」）。青色申告の承認申請の手順は青色申告承認申請のガイドで整理しています。
電子データで受け取った書類の保存義務
国税庁の電子取引データ保存のパンフレット（令和6年11月）には、書面でやりとりしていれば保存が必要な書類に相当する電子データを受け取ったり渡したりした場合は、その電子データの電子保存が義務付けられていると書かれています（国税庁「電子帳簿保存法対応！令和６年１月以降の電子取引データの保存方法について」）。対象は法人と個人事業者の両方です。
電子取引データの保存が必要なのは、請求書だけではありません。パンフレットは、注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書などを挙げています。電気工事の現場では、次のような場面でこの義務が関わります。
- 元請から、工事の注文書や請負契約書のPDFがメールで届いた
- 自分が作った見積書や請求書のPDFを、メールやチャットで施主や元請に送った
- 資材店のウェブサイトから、納品書や領収書のデータをダウンロードした
パンフレットが対象にしているのは、電子データで受け取ったり渡したりした書類です。紙で受け取った書類の保存期間は、前の節の表で確認します。紙と電子の線引きの細かい例は、この記事では扱いません。
電子取引データの保存の3つのルール
同じパンフレットは、原則的な保存のルールを3つ挙げています。
| ルール | 内容 |
|---|---|
| ① 改ざん防止の措置 | 次のいずれか。タイムスタンプが付いたデータを受け取る／受け取ったデータにタイムスタンプを付ける／訂正・削除の履歴が残るシステム等で授受・保存する／改ざん防止のための事務処理規程を作って運用し、備え付ける |
| ② 見られる環境 | 保存データを確認するためのディスプレイやプリンタ等を備え付ける |
| ③ 検索できること | 「日付・金額・取引先」の3つの要素で検索できる。加えて、日付または金額の範囲指定検索と2つの要素を組み合わせた検索ができるか、税務調査等でダウンロードの求めに応じられること |
基準期間（2年前）の売上高が5,000万円以下の方などは、ダウンロードの求めに応じられるようにしていれば、③の検索要件を満たす必要はありません。パンフレットの注記は「等」と書いているため、自分が当てはまるかは税務署か税理士に確認します。この注記が免除するのは③の検索要件だけです。
日付・金額・取引先で検索できる簡易な方法
専用のソフトを入れなくても、③の検索要件は簡易な方法で満たせると、パンフレットは次の2つを例に挙げています。
- 表計算ソフトで索引簿を作る。連番・日付・金額・取引先・備考の列を作り、受け取ったデータごとに1行ずつ記録する
- 「日付・金額・取引先」の順にファイル名を付け、特定のフォルダに集める（パンフレットの索引簿の例は、日付を20240331のように8桁で書いています）
電気工事の現場が複数あっても、工事名を備考欄に書いておくと、完成後に書類をまとめて探しやすくなります。備考欄の使い方は決まりではなく、この記事の提案です。
ルールに対応できないときの猶予措置
①から③の原則的なルールに対応できていなくても、次の2つを両方満たせば、電子取引データを保存しておくだけでよいとされています（同じパンフレット）。
- ルールに従って保存できなかったことについて、所轄税務署長が相当の理由があると認める場合（事前の届出は不要。「人手不足」「システム整備の資金不足」「システム整備が間に合わない」も相当の理由として認められる）
- 税務調査の際に、電子取引データのダウンロードの求めと、プリントアウトした書面の提示・提出の求めの、どちらにも応じられるようにしている
どの場合でも、まずデータを消さずに残しておくことが前提です。メールを整理するときに添付のPDFを削除したり、チャットの履歴が自動で消える設定にしたりしていないかを確認します。
インボイス制度で7年になる書類
消費税の課税事業者が仕入税額控除の要件として保存する請求書等や、適格請求書発行事業者として交付した適格請求書の写し、提供した電磁的記録は、上の表にかかわらず7年間の保存が必要です（国税庁「記帳や帳簿等保存・青色申告」）。つまり、適格請求書発行事業者の一人親方が元請に出した適格請求書の控えは、見積書や請求書の5年ではなく7年です。
インボイスの登録や、電気工事の請求書に必要な記載事項はインボイス登録のガイドで確認できます。税金の面から開業後の負担を見たいときは個人事業税のガイドが参考になります。
この整理で言えないこと
- 法人の帳簿書類の保存期間は扱いません。法人は国税庁の法人税の案内で確認します。
- 電気工事業法で営業所に備える帳簿の保存は、税務の書類とは別の義務です。電気工事業の帳簿のガイドで整理しています。
- 建設業許可を持つ場合に建設業法が求める書類の保存は扱いません。
- 紙の書類をスキャンして電子データで保存する方法（スキャナ保存）と、会計ソフトで帳簿を電子保存する要件は扱いません。
- どの会計ソフト・保存サービスがルールに適合するかは判断しません。
公式窓口で確認する事項
本記事は一般的な制度整理であり、個別案件の法的判定、電気工事の施工・設計、申請書類の作成や提出代行を行うものではありません。保存期間の区分、5,000万円以下の判定、猶予措置の適用は、所轄の税務署または税理士へ確認してください。国税庁の電子帳簿等保存制度の特設サイトにも説明動画とQ＆Aがあります。
まだ自身の区分を確認していない場合は、回答を保存・送信しない電気工事業区分セルフチェックを使うと、新規開業時の4区分の目安を表示できます。